1. Definir os objectivos e características do Encontro

- definir as linhas gerais do Encontro, nomeadamente a sua forma (congresso, seminário ou sessão de trabalho), os objectivos que se propõe atingir, o público-alvo e os temas a abordar.

2. Planear globalmente o Encontro

- definir as actividades a desenvolver; estabelecer prioridades e prazos; avaliar a execução deste plano e, em caso de desvios, replanear.

3. Gerir a estrutura organizativa do Encontro

- planear, dirigir e controlar a estrutura organizativa e actividades necessárias à realização do Encontro.

1.1. Modelo do Encontro

- conjunto de dados que descrevem a forma do Encontro, os seus objectivos e o público-alvo.

1.2. Plano de actividades

- conjunto de dados que descrevem as actividades, as suas inter-dependências e prazos.

1.3. Estrutura organizativa

- conjunto de dados que descreve a estrutura organizativa.

1.4. Estado de execução das actividades

- conjunto de dados que resultam da avaliação do grau de concretização das actividades.

1.5. Avaliação da performance da estrutura organizativa

- conjunto de dados resultantes da avaliação do funcionamento dos grupos.

Ex: se as actividades que competiam a um grupo foram concretizadas a tempo e com a qualidade desejada.

1. Contactar potenciais participantes

- entrar em contacto com entidades que constituam possíveis participantes.

Ex.: ex-alunos, representantes de empresas, etc..

2. Controlar inscrições

- enviar, receber e registar fichas de inscrição; controlar pagamentos.

3. Analisar participantes

- efectuar, no final do Encontro, estudos de análise relativos às categorias de participantes.

2.1. Cadastro de participantes

- dados que descrevem os participantes inscritos e contactados.

2.2. Cadastro de ex-alunos

- dados que descrevem os ex-alunos contactados.

2.3. Modalidades de inscrição

- dados que indicam as várias modalidades de inscrição.

2.4. Estatísticas de participação

- dados resultantes da análise dos grupos de participantes.

1. Pensar contrapartidas

- pensar nas várias contrapartidas a oferecer de acordo com vários escalões de patrocínio.

2. Contactar potenciais patrocinadores

- entrar em contacto com os possíveis patrocinadores.

3. Controlar patrocínios

- acordar contrapartidas com os patrocinadores e verificar se eles recebem o que lhes foi oferecido e pagam aquilo a que se comprometeram.

3.1. Escalões de patrocínios e contrapartidas

- conjunto de contrapartidas oferecidas em troca de cada um dos escalões de patrocínio previstos.

3.2. Cadastro de patrocinadores

- dados que descrevem os patrocinadores contactados.

3.3. Cadastro de patrocínios

- dados que descrevem os patrocínios obtidos e quais as contrapartidas acordadas com cada patrocinador.

3.4. Relatório de contactos

- dados que relatam os contactos efectuados.

1. Definir oradores

- encontrar os oradores adequados para os temas que serão debatidos nas sessões e, em caso de indisponibilidade, achar as alternativas.

2. Contactar e apoiar os oradores

- entrar em contacto com os oradores; averiguar quais as condições materiais e outras, que impõem ou necessitam para a sua participação; receber e acompanhar os oradores durante o Encontro.

4.1. Cadastro de oradores

- dados que descrevem os ordaores, o seu percurso profissional e o seu contacto.

4.2. Necessidades e exigências

- conjunto de dados que descrevem os recursos e condições pedidas e/ou impostas pelos oradores.

1. Fazer uma análise interna e externa das formas de divulgação

- analisar os pontos fortes do Encontro que possam ser explorados na sua divulgação, tendo também em conta o feedback obtido de anos anteriores, e estudar as formas de divulgação escolhidas em eventos semelhantes.

2. Estudar desejos e expectativas das entidades envolvidas

- recolher as expectativas de patrocinadores e participantes relativas ao Encontro.

3. Conceber e utilizar meios de divulgação

- estipular e conceber formas de divulgação como folhetos, cartazes, página Web e recorrer a meios de comunicação social para a divulgação do Encontro, adequando a forma de divulgação ao meio utilizado.

Ex: publicidade adequada ao meio de comunicação social utilizado, escolher os locais para a exposição de cartazes, estudar a quantidade de folhetos necessários e a sua forma de distribuição.

4. Recolher feedback dos participantes

- reunir críticas e sugestões relativas ao modo como decorreu o Encontro nomeadamente através da elaboração e posterior tratamento de um inquérito.

5.1. Cadastro dos Meios de Comunicação Social

- lista e dados referentes aos Meios de Comunicação Social adequados para a divulgação do Encontro.

5.2. Concorrência

- conjunto de dados que resultam da análise da organização de eventos similares.

5.3. Expectativas

- conjunto de dados que descrevem as expectativas e desejos actuais dos participantes e patrocinadores.

5.4. Situação da divulgação

- dados que descrevem as formas e meios de divulgação já utilizados, bem como a distribuição do material publicitário.

5.5. Feedback

- conjunto de dados que caracterizam as críticas e sugestões dos participantes, obtidas após o Encontro.

1. Planear o programa

- definir as sessões para os temas delineados, intervalos e actividades paralelas e, por fim, estabelecer o horário para o programa.

2. Preparar as sessões, dirigir e realizar as sessões

- reunir informação sobre os temas e oradores das sessões; conhecer, se possível, o conteúdo das apresentações dos oradores; preparar a animação das sessões; articular com moderadores e oradores o modo como decorrerá cada sessão; intervir no debate, quando conveniente, para forma a dinamizá-lo.

3. Preparar e realizar actividades paralelas às sessões

- preparar acções de interesse a desenvolver nas salas adjacentes à sala principal onde decorrerão as sessões e ssegurar, no próprio dia, o seu correcto funcionamento.

6.1. Sessões

- dados que descrevem quais os oradores das sessões e quais os assuntos que vêm expor.

6.2. Programa

- dados que descrevem o horário das sessões, intervalos e outros eventos do Encontro.

6.3. Actividades paralelas

- dados que descrevem as actividades paralelas às sessões, os seus intervenientes e os recursos utilizados.

6.4. Informação recolhida

- informação recolhida relativa aos temas das sessões que possa ser utilizada na preparação das sessões e na divulgação do Encontro.

1. Distribuir organizadores pela estrutura organizativa

- determinar as necessidades humanas de cada grupo da estrutura organizativa e distribuir as pessoas interessadas por esses grupos.

2. Distribuir e controlar actividades

- distribuir e escalonar actividades pelos organizadores envolvidos; verificar a distribuição estabelecida, adaptando-a consoante as alterações ao plano de actividades e as necessidades do momento.

7.1. Organizadores

- dados que descrevem as pessoas envolvidas na organização do Encontro e o grupo a que pertencem.

7.2. Tarefas

- dados que descrevem a distribuição dos organizadores pelas tarefas.

1. Elaborar Orçamento

- proceder a uma estimativa de custos e receitas necessários à realização do Encontro.

2. Controlar gastos

- controlar as despesas dentro do orçamento disponível.

3. Fazer contabilidade

- proceder ao registo de despesas e receitas.

8.1. Plano de despesas e receitas

- conjunto de dados que descrevem as despesas previstas e as formas de angariação das receitas necessárias.

8.2. Situação financeira

- conjunto de dados que descrevem as receitas disponíveis e as despesas a liquidar.

8.3. Documentação financeira

- facturas, recibos e outra documentação de foro financeiro.

1. Disponibilizar espaços, equipamentos e materiais

- fazer um levantamento de espaços, equipamentos e materiais necessários à organização e realização do Encontro e adquirir, por compra, empréstimo ou aluguer, os espaços, equipamentos e materiais necessários, bem como estipular as formas para os obter.

2. Utilizar espaços, equipamentos e materiais

- utilizar, de acordo com as condições pré-estabelecidas, os espaços, equipamentos e materiais e devolvê-los, após o Encontro.

9.1. Cadastro de espaços, equipamentos e materiais

- dados relativos aos espaços, equipamentos e materiais adquiridos, alugados ou requisitados por empréstimo.

9.2. Cadastro de fornecedores

- dados que descrevem os fornecedores

Ex.: Reitoria, Acção Social, etc..

9.3. Contratos

- dados que descrevem os contratos de aluguer, aquisição e empréstimo dos recursos aprovisionados.

9.4. Condições de utilização

- dados que descrevem as condições exigidas para a utilização de espaços, equipamentos e materiais.

1. Planear os Sistemas de Informação de suporte ao Encontro

- analisar quais as informações necessárias à organização do Encontro e a sua proveniência, quais as informações geradas internamente e quais os meios informáticos adequados ao seu armazenamento, processamento e distribuição.

2. Desenvolver os Sistemas de Informação

- desenvolver os sistemas informáticos de suporte à organização do Encontro (incluindo não só os sistemas para utilização interna (ex: bases de dados, intranet) mas também os sistemas para comunicação com o exterior (ex: página Web).

3. Explorar os Sistemas de Informação

- utilizar os sistemas informáticos desenvolvidos e prestar serviços de informação, bem como zelar pelo bom funcionamento e adequada utilização dos Sistemas de Informação..

10.1. Plano Estratégico dos Sistemas de Informação

- documento que descreve as necessidades de dados e informações e os meios informáticos de suporte ao seu armazenamento, processamento e distribuição.

10.2. Arquitectura Lógica dos Sistemas de Informação

- documento que descreve os processos realizados durante a organização do Encontro e os tipos de informação utilizados e criados, bem como a responsabilidade das diferentes estruturas organizativas sobre a execução desses processos.

10.3. Cadastro dos Sistemas Informáticos

- conjunto de dados que descreve os sistemas informáticos de suporte à organização do Encontro que estão disponíveis.

10.4. Estado de utilização dos Sistemas de Informação

- conjunto de dados que descreve as actuais condições de funcionamento dos sistemas informáticos e o seu grau de utilização, bem como a qualidade dos serviços de informação prestados.

10.5. Informação

- conjunto de dados que descreve a informação existente, os titulares da sua custódia e o suporte informático onde se encontra armazenada.