Introdução

Gestão é a arte de conseguir fazer as coisas. Na gestão de qualquer projecto, as apresentações são usadas como um método formal de reunir as pessoas com objectivos de planear, orientar e rever o seu progresso.

Mas pensando bem, o que pode uma apresentação fazer por nós?

1. Põe-nos em cena.
2. O nosso "staff " precisa de provas no planeamento de decisões e na capacidade para liderar de modo que fiquem confiantes em relação à nossa posição de gestor. Eles precisam de se sentir motivados e inspirados para realizarem as tarefas por nós designadas.

   Os líderes de projecto de outras secções precisam de ser convencidos dos méritos do nosso projecto e se necessário fornecer-nos ajuda.

   O gestor-chefe deve ficar impressionado pela nossa perícia e habilidade de modo a nos forneçer os recursos necessários para que a nossa equipa tenha o trabalho feito.

3. Permite-nos fazer perguntas e iniciar um debate.
4. Uma apresentação permite-nos levantar dúvidas, discutir problemas e pelo menos estabelecer quem de entre a audiência nos pode fornecer informação útil para a tomada de decisões.
5. As apresentações podem ser divertidas.

São a nossa hipótese de traduzir a nossa mente, dizer às pessoas como o mundo realmente é. Enquanto estamos no palco, a atenção da audiência é nossa.

Objectivos da comunicação

O aspecto mais importante da comunicação é que o seu principal objectivo não é a transmissão mas a recepção. Toda a preparação, apresentação e conteúdo de um discurso deve ser orientado para a audiência e não para o orador. A apresentação de um projecto perfeito pode ser um falhanço total se a audiência não entender ou não ficar convencida dos seus méritos. O objectivo da comunicação é fazer com que a nossa mensagem seja percebida e também relembrada.

O principal problema nestes objectivos, são sem dúvida, as pessoas para quem nós estamos a falar. A maior parte das pessoas tem um período de tempo de atenção muito pequeno e um milhão de outras coisas em que pensar. O nosso objectivo é atravessar este nevoeiro mental e prender a atenção o suficiente para expôrmos a nossa posição.

O plano da apresentação

É difícil estimar a importância de uma preparação cuidadosa. Cinco minutos em frente do gestor-chefe podem decidir se um projecto que levou meses de trabalho para a nossa equipa é aceite ou não.

Com tanta coisa em jogo, temos que nos concentrar não só nos factos mas também no estilo, ritmo e finalmente nas tácticas de apresentação que devem ser usadas.

Em regra não devem ser gasta menos de 1 hora na preparação de 5 minutos de discurso.

Por onde começar?

Formular os objectivos

O ponto de começo no planeamento de um discurso é formular um objectivo preciso.
A melhor abordagem é focar o objectivo essencial e complementá-lo no máximo com outros dois objectivos, que não se afastem do principal.

 

Identificar o público-alvo

O próximo passo é identificar a audiência, tentando compreender os seus objectivos enquanto realizamos a nossa apresentação. Se conseguirmos atingir esses objectivos ao mesmo tempo que o nosso, encontramos uma audiência receptiva e prestável.
Se nas nossas afirmações inicias mostrarmos que entendemos as dificuldades da audiência e que temos a solução, esta ficará lisonjeada com a nossa atenção e atenta a cada uma das nossas palavras.

 

Estrutura

Todos os discursos devem ter uma estrutura ou formato bem definidos, para que a audiência possa seguir os nossos pensamentos. No entanto a estrutura não deve interferir com a nossa mensagem. Não deve ser demasiado complexa nem demasiado perceptível senão a audiência distrair-se-á.

Argumento Sequencial

Esta é uma das mais simples estruturas, e consiste numa série de afirmações que interligadas, nos levarão a uma conclusão. No entanto, é preciso ter cuidado na ligação entre cada tópico, uma técnica usada é a de frequentemente relembrar a audiência do tópico anterior e de explicar o que se segue.

 

Decomposição Hierárquica

Nesta estrutura o tópico principal é dividido em sub-tópicos e cada um destes é subdividido em tópicos mais pequenos até que chegamos a um ponto onde a informação está repartida por diversas pequenas unidades.
Na comunicação escrita esta é uma técnica muito vantajosa porque permite ao leitor reordenar a apresentação à vontade e voltar aos tópicos omitidos em qualquer altura.

 

Orientado a perguntas

O objectivo da maior parte das apresentações de um gestor ou é explicar uma decisão prévia ou procurar uma aprovação de um novo projecto. Nestas situações a estrutura da apresentação deve ser orientada a perguntas.
Consiste em introduzir um problema e apresentar uma série de possíveis soluções considerando as vantagens e desvantagens. Uma dessas soluções será a escolhida ou então será iniciado um debate que nos levará a uma decisão.
Um truque possível nesta estrutura de apresentação é estabelecer os critérios pelos quais as soluções serão julgadas o que nos conduzirá à solução por nós preferida.

 

Pirâmide

Num jornal a história é desenvolvida inteiramente num primeiro paragráfo. Os parágrafos seguintes repetem-se acresentando alguns detalhes não abordados anteriormente.O editor do jornal pode então avaliar a noticia e cortá-la apartir de baixo, conforme o espaço dísponivel no jornal.
Esta estrutura apresenta vantagens:

• sensação de deja vu que dá uma falsa ideia de estarmos a ouvir as nossas ideias.

• flexibilidade da apresentação para ser alterada conforme a situação

Sanduiche Carnuda

Esta é a mais simples e directa estrutura possível de uma apresentação.
Consiste numa estrutura de INICIO-MEIO-FIM, onde o conteúdo principal da apresentação está contido no meio, precedido de uma breve introdução e seguido de um sumário e/ou conclusão.

 

O Início : "A arte de bem começar "

Ao iniciar uma apresentação, é importante termos em conta 4 aspectos:

• Chamar a atenção da audiência.

É natural que nos primeiros minutos da nossa apresentação não sejamos ouvidos, isto porque a audiência perde-se em coisas como acomodarem-se nas cadeiras, ou terminar aquela conversa importante com a pessoa ao lado. Como o tempo é (bastante) limitado, há que chamar a atenção sua atenção tão rápido quanto possível.

 

• Apresentar o tema

Mesmo antes de se começar a falar, o público gosta de saber o que se vai dizer. Isto é particularmente útil, visto que cada um dos ouvintes terá uma experiência ou opinião acerca do assunto, o que faz com que desde o início essa ideia lhes "paire" na mente.

 

• Apresentar a estrutura

Apresentar a ordem pela qual os assuntos vão ser tratados, ajuda a assentar o tema e permite que a audiência fique ao corrente do que irá ser falado.

 

• Criar ambiente

Para cativar atenção da audiência é necessário planear desde o início a imagem que ela fará de nós, e usar o início da apresentação para estabelecer esse tipo de relacionamento. Podemos aparecer como amigos do mesmo estrato, como um expert, como um Juíz, etc, mas seja lá qual seja, há que a impôr desde o início.

 

Finalizar – "E tudo o vento levou"

As últimas palavras e a última impressão que causarmos na audiência é o que ela se irá recordar, pelo que o fecho de uma apresentação deve ser feita com extremo cuidado.

Em alguns casos, o final poderá ser uma conclusão dos pontos principais que foram falados. Um grande erro que nunca deve ser cometido é o de "avisar" a audiência de que o que se vai dizer é um resumo/conclusão, porque apartir desse preciso instante, ninguém mais presta atenção alguma !

Apoio Visual – "Música para os olhos"

Não há dúvida de que um projector, um slide, ou ainda um vídeo, consegue atrair muito mais facilmente a atenção do público do que simplesmente uma pessoa a falar em cima de um palco. Os apoios visuais permitem exprimir certas ideias cuja explicação apenas por linguagem verbal se tornaria bastante difícil, além de aborrecida para quem ouve. O nosso cérebro associa facilmente imagens a ideias, pelo que os apoios visuais na altura certa, com as imagens certas, permitem uma compreensão muito mais natural daquilo que queremos dizer.

Há no entanto uma série de regras a ter em conta para que estes apoios visuais sejam usados eficientemente. A regra de ouro é que tudo o que não tenha propriamente a ver com o tema e objectivo da apresentação deve ser removido. "Demasiados bonecos atrapalham, em vez de ajudarem". A audiência passa a prestar atenção aos ditos "bonecos" e esquece o que está escrito. Nunca esquecer que estes apoios são precisamente isso : "apoios". Regra importante é falar para a audiência e nunca para os apoios visuais. Esquecer os "Copy-Paste". Toda a informação que exceda o que se quer apresentar aborrece o público. Certificar que o que o que está escrito pode ser lido do fundo da sala.

Discurso – "Um jogo de posições"

O corpo humano é uma arma importante na guerra à conquista da atenção da audiência. Certas facetas do corpo humano de quem está a apresentar um trabalho podem ajudar a fixar a atenção do quem ouve. Existem cinco dessas facetas chave : os olhos, a voz, a expressão, a aparência, e a postura.

• Os Olhos

Diz-se que os olhos são a chave para a alma. Sem dúvida são os olhos a arma mais importante no que diz respeito em convencer a audiência da nossa honestidade, abertura e confiança nos objectivos da nossa apresentação. Mesmo nas conversas do dia-a-dia, os sentimentos de intimidade e amizade podem ser avaliados pelo tempo e duração do contacto nos olhos. Sempre que possível, deve-se proceder a um contacto "olhos-nos-olhos" com a nossa audiência. Embora esta tarefa seja claramente mais simples quando se fala para pequenos grupos, os efeitos são bastantes semelhantes em grandes anfiteatros. Uma vez que estamos relativamente afastados da assembleia, é difícil para o público, dizer para onde estamos a olhar; deste modo, fazemos com que cada elemento se sinta objecto da nossa atenção.

Durante uma apresentação é boa política manter o nosso olhar fixado em cada sítio durante cinco ou seis segundos. Depois, após cada mudança de posição, um pequeno sorriso nessa direcção, reforça a ideia nas pessoas daquela zona do público de que as estamos a ver e que estamos com atenção ao seu feedback.

 

• A Voz

Os dois aspectos mais importantes quando se fala para um público são a projecção e a variação da voz. Com isto pretende-se controlar o feedback da audiência, consoante a sua reacção ao que é dito. Perante um discurso monotono a audiência tende a "adormecer", por isso torna-se importante elevar o tom e a velocidade do discurso em ocasiões que tal o justifique (como por exemplo, realçar uma ideia). Poucas são as pessoas que conseguem, num palco, manter a sua voz normal de conversa. Isto faz com que uma tentativa de elevar o tom da voz ou a velocidade do discurso, possa parecer um pouco "plástica", falsificada. Para isso, uma boa técnica consiste em usar pergunta de retórica ao longo da apresentação, visto que ao fazer-se uma pergunta, o tom da voz eleva-se naturalmente.

 

• A expressão

Durante a nossa apresentação, os olhos da audiência estão postos em nós. Se estamos com ar de distraídos, assim ela estará. Se, por outro lado, estamos a sorrir, ela prestará atenção, quanto mais não seja para descobrir porque sorrimos. O importante é tentarmos deixar os nervos para trás e manter uma expressão facial tão natural quanto possível.

 

• A aparência

A maneira como nos vestimos e nos apresentamos perante uma audiência é uma opção que deve ser tomada tendo em conta a própria audiência. Vestimos-nos para a audiência, e não para nós. Devemo-nos vestir em consonância com o local e tipo de pessos que assistem à apresentação.

 

• A postura

Eis uma secção de vital importância para que uma apresentação seja bem sucedida. O objectivo principal é evitar que a postura que temos em palco crie um ambiente chato e aborrecido. Devemos tentar fazer com que os nossos gestos ajudem a dinamizar a apresentação. O grande pesadelo da maioria dos apresentadores é o problema das mãos. O que fazer com elas ?!? Não devem andar a "borboletear" (com o perdão da palavra) no ar, nem devem ficar paralisadas, nem enfiadas nos bolsos das calças ou a "brincar" com a esferográfica. O objectivo é mexe-las de um modo natural, e em consonãncia com o discurso.

 

Técnicas do Discurso

Como já anteriormente foi dito: "O importante é garantir a recepção da mensagem". Temos que, de alguma forma, ganhar a atenção da plateia de forma que esta receba a nossa mensagem. Blair apresenta-nos alguma técnicas para alcançar este importante objectivo do orador.

Deixar uma ideia...

O mínimo que se pode pedir é que, no fim do discurso, a audiência saiba reconhecer qual a principal mensagem que o orador tentou transmitir. A audiência não pode sair da sala a perguntar: "Mas então, qual era realmente o assunto?". No mínimo terá que saber "a moral da história".

Repetir, repetir, repetir ...

A audiência tem muito em que pensar, assim, é muito natural que, no momento em que o orador está no(s) ponto(s) mais importante(s) do discurso, esta esteja completa ou parcialmente distraída. Conclusão ... não captou uma mensagem que era realmente importante, resolução ... repetir a mensagem. O orador não pode passar todo o discurso a dizer a mesma mensagem, mas ao repetir a mensagem vai garantir que mais algumas pessoas tomem conhecimento da ideia.
Quando se fizer a repetição a explicação deve ter um forma diferente para não maçar quem já tinha percebido anteriormente.
É necessário ter atenção pois o tempo de que dispomos é, por vezes, muito pouco para muitas repetições.

Fazer sinal...

Não é propriamente apontar com o dedo mas sim apontar o momento em que vai ser dita a mensagem principal. Estudos revelaram que por vezes uma audiência não percebe qual o principal ponto da oração porque não está "á procura" dele. Convém assim, ao orador, identificar esse ponto: " ... e o ponto importante é :".

Fazer desenhos ....

O cérebro humano está optimizado para trabalhar com imagens, assim terá muito mais facilidade em assimilar a mensagem quando esta vem acompanhadas de sensações visuais. Será preferível substituir uma frase do tipo "Precisamos de garantir uma boa quota de mercado ..." por uma frase do tipo "Precisamos de ganhar uma boa fatia do bolo ...".
Poderemos mesmo, se assim for possível, mostrar/fazer um desenho que possa exemplificar, ou pelo menos ajudar a entender a nossa ideia.

Contar anedotas....

Pode ser uma boa forma de chamar a atenção da audiência e de, ao mesmo tempo, descontrair e tornar o ambiente "menos pesado".
Cuidado com anedotas racistas, sexualistas ou, com as que se definem em gíria como "porcas".
Esta técnica é apenas aconselhada a quem consegue contar anedotas com a maior facilidade e naturalidade. Se, "por acaso", uma anedota correr mal podemos sempre dizer: "Podem-se rir ... isto era uma anedota" o que em geral minimiza o erro e pode ter o mesmo efeito positivo de uma anedota bem conseguida.

Discurso simples....

... claro e objectivo. Isto é óbvio e aplica-se sempre que possível durante toda uma vida!
Quantos mais "floreados", mais difícil se torna a compreensão por parte da audiência.

Curto e grosso ...

Se, a pedido do patrão (por ex.), conseguirmos em trinta segundos explicar o projecto que temos vindo a desenvolver ao longo de alguns meses e ainda terminar com uma frase memorável, então temos aí uma boa base ou um fim perfeito para a finalização de um oração sobre esse mesmo projecto.

Narrativa/Histórias...

Mensagens que circulam nas cabeças de todas as pessoas são aquelas contadas pelos avós, pelos pais, basicamente as "histórias da carochinha". O próprio Cristianismo era inicialmente ensinado em parábolas. Porquê? Porque as pessoas gostam de histórias e quando se gosta de uma coisa mais facilmente lhe prestamos atenção. Assim, se conseguirmos enviar a mensagem sob a forma de uma história conseguimos uma audiência à espera de ouvir a nossa próxima palavra. Vão-nos seguir passo a passo com toda a atenção do mundo.

O Ensaio....

O ensaio é e será sempre uma das técnicas mais importantes para uma boa apresentação. Podemos ensaiar em frente a um espelho para corrigir a mímica, a forma como nos colocamos perante a audiência. Atenção, que nunca nos vemos ao espelho da mesma forma que uma pessoa da audiência nos irá ver. Devemos ensaiar também na sala onde será feita a apresentação para corrigirmos, se assim for necessário, a voz.
Podemos pedir a um amigo que assista ao ensaio. Ele vai ter a mesma perspectiva que uma pessoa na audiência. As informações que ele nos transmite são importantes para melhorarmos a forma de estar e falar.

 

Relaxamento....

Antes da apresentação os nervos tomam conta de nós ... é normal. Então o que fazer? Temos duas hipóteses: ou nos concentramos para controlar a respiração ou aproveitamos toda a adrenalina extra e damos o tudo por tudo!
Temos sempre um ponto a favor: a audiência não nota, tanto como nós, o nervosismo que se nos apoderou.
Se, já durante a apresentação, nos esquecemos do que temos para dizer... "no desperare", sorrimos e calmamente verificamos os apontamentos. Para nós o tempo pode parecer que está a passar muito depressa mas para a audiência isso é bem diferente e nunca parece uma grande demora.

CONCLUSÃO

Depois de terminada a apresentação e de estarmos mais calmos analisamos a nossa "performance". Pedimos a um amigo da audiência que nos dê uma opinião sincera da forma como decorreu a apresentação.

Tentamos perceber qual o aspecto da apresentação em que estivemos menos bem para que o possamos melhorar para a próxima vez. Se o problema foi a voz ou a postura então fazemos um ensaio mais intenso, se o problema foi o envio da mensagem então escrevemos notas e usamo-las durante a apresentação, etc...

Citando e traduzindo Blair:

"A prática só é produtiva quando fazes um esforço positivo para melhorar - tenta."