Uma má apresentação pode por em causa todo um projecto. Por exemplo, a apresentação de um excelente projecto pode tornar-se num fracasso, se a audiência não perceber as potencialidades e qualidade desse projecto, ou seja, se não se souber comunicar. 
 

O que é que uma apresentação pode fazer por si? 

• Dá visibilidade: expõe a pessoa perante os seus colegas e superiores.
• Dá dinamismo: permitindo interactividade com a audiência.
• Oportunidade: é o momento de expôr as ideias.

A Comunicação 

A comunicação é um aspecto muito importante, não só nas apresentações, como em toda a carreira. 

A apresentação deve ser orientada para a audiência, por isso, não se deve usar o "eu", mas sim o "vós" ou "vocês". 

Deve saber-se fazer chegar a mensagem que se quer transmitir. É portanto importante saber despertar a atenção da audiência, porque, por exemplo, 5 minutos no palco podem comprometer 5 meses de trabalho. 
 

O Plano 

Para que os objectivos sejam alcançados, há que planear. 

Não se deve concentrar apenas naquilo que se tem para dizer, mas também na maneira como se apresenta. 
 

Os Objectivos 

A primeira coisa a fazer para planear é definir o objectivo principal, na forma duma frase simples. Isto é muito importante, pois a escolha de vários objectivos não leva a nada, acabando por não se concretizar nenhum deles. 

A chave é focar-se no objectivo escolhido, porque se quem apresenta não se focar nele, a audiência muito menos. 
 

Identificar a audiência 

O seguinte passo é identificar a audiência para que, com base nos seus objectivos e necessidades, seja possível personalizar a apresentação. O ideal é conseguir convencer as pessoas para quem se está a falar de que a solução que se está apresentar é aquela com a qual irão atingir os seus objectivos. Deste modo são igualmente atingidos os de quem apresenta. Por exemplo, um truque, é mostrar logo ao início que compreende o problema que o cliente tem em mão; assim, o cliente ficará atento a tudo o que se tiver para lhe dizer. 
 

A Estrutura 

Outra fase do plano é recorrer a um formato de apresentação. Se a apresentação não fôr estruturada é certo que será um desastre, pois a audiência não conseguirá seguir o raciocínio. 

Há 5 tipos de estrutura que se podem seguir: 

• Sequencial
• Hierárquica
• Orientada ao Debate
• Piramidal
• Tipo Sandwich.

A estrutura Sequencial é das mais simples e baseia-se no fluir de tópicos encadeados entre si, que levam a uma conclusão final, mas nunca fugindo do objectivo inicial.

Outro formato é o Orientado ao Debate, onde se expõe primeiro o problema e depois várias soluções com o seus prós e contras. Dá-se então início ao debate que leva à escolha da solução que mais se adequa. Um truque é, durante a exposição das várias soluções disponíveis, dar um critério que conduza à solução que se quer que seja escolhida.

No formato Piramidal usa-se o mesmo método que nas notícias dos jornais. Começa-se no primeiro parágrafo por expor a ideia resumida e depois torna-se a expô-la até ao nível de detalhe que se desejar. Este formato tem 2 grandes vantagens:  Dá a sensação de "déjà vu", causando a impressão à audiência que já viu isto em algum lado.  Permite alongar ou encurtar a duração da apresentação conforme necessário.

E por fim a estrutura Tipo Sandwich. Apesar de ser o modelo mais simples e mais directo é o mais apropriado para usar nas sub-divisões de todas as outras anteriores. Consiste em princípio, meio e fim, ou seja, uma leve introdução seguida da maior parte da apresentação - o meio - e acabando numa breve conclusão.

Uma vez escolhida a estrutura, é agora a vez de escolher o material a que se vai recorrer, como suporte à apresentação.  As pessoas por norma estão à espera que o orador se lhes apresente com algum tipo de suporte visual, para dar ênfase à sua apresentação. É portanto, necessário ter um cuidado rigoroso na escolha desse material, porque o uso dum suporte demasiado inovador para a audiência, pode roubar toda a atenção, devido ao factor curiosidade. Deve então tentar-se saber a que tipo de apoio visual, estão habituadas as pessoas para quem se vai falar (por exemplo: projectores de acetatos, slides, data-show, vídeo, etc).

Como os acetatos são o suporte visual tradicional, ficam aqui alguns dicas para ajudar a fazer o seu uso mais correcto. Cada acetato deverá ter um pressuposto distinto; se não tiver, deverá ser exclu_ído. Depois de se ter isto em mente, os acetatos deverão então desenhar-se. 

Há 3 principais razões para o uso de acetatos: 

• Para reforçar a mensagem verbal
• Para expor informação mais facilmente
• Simplesmente para entreter e portanto para relaxar a apresentação.

• Não sobrepor acetatos, pois só irá confundir
• Não fotocopiar, para o acetato, uma página inteira, mas apenas aquilo que realmente é relevante
• Deve escrever-se com letra legível em toda a sala
• Falar para a audiência e não para o acetato.

Existem 5 elementos principais no planeamento do começo de uma apresentação: 
 

Captar a Atenção da Audiência 

Os primeiros minutos das apresentações são geralmente perdidos porque as pessoas levam um certo período de tempo a estabilizar (acabam a conversa com o colega do lado, acabam de digerir o café, etc). Como o tempo do apresentador é limitado, cada minuto é precioso: há que captar a atenção do público desde o início. 
 

Estabelecer o Tema 

É necessário que a audiência começe desde o início a pensar no assunto da apresentação, e isso pode ser feito indicando qual o objectivo principal. As pessoas terão certamente opiniões sobre o assunto ou experiências já passadas nesse campo que convém serem trazidas à memória. Torna-se muito mais fácial abordar um tema quando já existem referências ou bases sobre ele. 

  
Apresentar a Estrutura 

Se o apresentador indicar a forma como vai abordar/apresentar o tema, a audiência já tem antecipadamente uma ideia mais concreta sobre o que se vai passar. Esta situação pode ajudar a estabelecer o tema e, em último caso... assegurar que há um fim. 
 

Estabelecer a Comunicação 

Se o apresentador captar a atenção da audiência nos primeiros momentos, esta estará atenta até ao fim. É pois necessário que ele estabeleça desde o início a forma como se vai apresentar frente ao público: como amigo, como perito, como colega, ... 
 

Saber Estar 

Seja qual for o tema ou a forma como ele for apresentado, o centro das atenções é sempre o apresentador e ele tem tanto o poder para engrandecer a importância da mensagem fazendo uma boa apresentação, como também tem o poder de destruir o valor dessa mesma mensagem. 

Enquanto "gestor" da apresentação, é dever do apresentador manter a audiência concentrada e motivada. Para melhor desempenhar o seu papel, uma vez que é o centro das atenções, a sua forma de estar deve ser cuidada sobre 5 aspectos fundamentais: 
 

Os Olhos 

"Os olhos são o espelho da alma." São o meio mais eficaz para convencer os ouvintes da honestidade, abertura e auto-confiança nos valores e objectivos da apresentação. 

A duração e intensidade do contacto visual entre duas pessoas revela o grau de intimidade que existe entre elas. Numa apresentação isso também é importante: as pessoas da audiência devem sentir que são objecto da atenção do apresentador, uma das razõs pelas quais ele ali está. Deve pois ser mantido o contacto visual com cada um dos membros da audiência, o mais frequentemente possível. Este método aplica-se facilmente quer em grupos pequenos (por razões óbvias), como em grandes auditórios: quando se olha para um grupo de pessoas ao fundo da sala, cada uma delas terá a sensação de ser ela a observada. 

Uma "dica": manter o olhar fixo durante 5-6 segundos numa dada direcção. Depois de cada mudança, um sorriso dará a ideia as pessoas de que o apresentador já as viu e que lhes está a prestar atenção. 

  
A Voz 

Dois aspectos essenciais no uso da voz são a projecção e a variação. Nem todas as pessoas conseguem comunicar com uma audiência com a mesma atitude e entoação com que o fariam numa conversa particular. A diferença reside no facto de que entre duas pessoas, a que fala observa a expressão do ouvinte e pode aperceber-se de falhas na captação do discurso (uma expressão facial, um olhar diferente, etc) e corrigi-las. Em frente a uma audiência, essas percepções não são possíveis, logo essas falhas de comunicação NÃO podem existir. 

É essencial manter a calma. Partindo do princípio que o público vai ouvir a mensagem sem interromper (porque o público é sempre (!?) civilizado), não é necessário falar sempre com o mesmo tom, até porque isso tornaria o discurso monótono e actuaria como um sonífero: é muito importante variar o tom e velocidade da apresentação. Uma ajuda para as pessoas que têm alguma dificuldade neste campo poderá ser o uso de perguntas retóricas, que pela sua constituição se prestam a este tipo de funcionalidade. 

No mínimo, cada sub-secção deve ser precedida por uma pausa e numa mudança 
de tom para marcar a passagem. 
 

A Expressão 

Numa conversa normal, o significado das palavras é reforçado pela expressão facial, mas numa apresentação os nervos e a distância ao público tornam-se um factor negativo. A táctica é manter as expressões faciais o mais naturais possível. 
 

Apresentação Visual 

No que diz respeito a forma de se vestir, algo muito importante que o apresentador deve ter consciência é que deve vestir-se não para si próprio mas sim para a audiência. Se o público achar que ele está "desfazado", é porque ele está. 

Na opinião do autor, os engenheiros têm uma certa tendência para não se cuidarem muito na forma de vestir, o que, em certas empresas, pode levar ao seu afastamento de alguns cargos, principalmente o da gestão, numa altura em que cada vez mais se fala no "engenheiro-gestor". Pode criar-se a imagem de que o engenheiro e o gestor pertencem a grupos diferentes, o que prejudica algo fundamental: a comunicação entre eles. 
 

A Postura 

Da mesma forma que um actor ,ao integrar-se no papel de um personagem, adopta a postura desse personagem, também o apresentador, através da sua postura, transmite muito acerca de si. A pior de todas é aquela que transmite aborrecimento. Idealmente, todo o corpo deve servir de apoio a transmissão da mensagem. 

As mãos devem estar paradas, a não ser quando são usdas para acompanhar o discurso. Todos os gestos desnecessários (como mexer constantemente uma caneta) devem ser evitados. Para o treino inicial, o apresentador deve encontrar um local que seja confortável para as mãos e onde as possa colocar depois de cada intervenção (por exemplo, cruzar os braços). 

Voz e corpo não devem actuar como dois elementos distintos que são, mas devem formar um conjunto sólido e ao mesmo tempo harmonioso. 
  

Técnicas de Discurso 

Cada apresentador possui "truques do ofício" que lhe são pessoais. Eis alguns deles: 
 

Causar Boa Impressão 

A audiência é composta por pessoas geralmente muito ocupadas, com problemas diversos para resolver. Por mais concentradas e dispostas a escutar que estejam, na sua cabeça estarão sempre outros pensamentos: é preciso fazer algo para chamar a sua atenção e deixar uma lembrança positiva e duradoura. 

Uma ideia é planear o discurso, isolando as partes mais importantes e depois arranjar um método eficaz de as fazer "colar". 
  

007: Ordem para Repetir 

A audiência é composta por pessoas geralmente muito ocupadas, com problemas diversos para resolver, o que significa que há uma certa probabilidade de estarem distraídas durante a parte mais importante da mensagem. A solução dada é... repetir. Esta repetição da parte principal da mensagem deve ser feita de variadas maneiras e através de explicações diferentes. Uma frase célebre de um Sargento Major reflecte esta ideia: "Primeiro diz-se o que se lhes vai dizer, depois diz-se o que se tem para dizer e no fim diz-se aquilo que se disse". 
 

Quando Escutar 

Uma investigação no campo do ensino revelou que muitas das vezes os alunos não captaram os pontos principais... porque não os ouviram. Se a audiência souber que o que está a ser transmitido é importante, então ouve com atenção. Claro que é da responsabilidade do apresentador criar esta situação, porque é ele que tem que "vender" a mensagem ao público ("Atenção, esta matéria sai na frequência!"). 
 

Mensagens Figuradas 

Usar metáforas e analogias para entregar uma mensagem é uma boa maneira de torná-la memorizável, uma vez que o cérebro humano está habituado a trabalhar com imagens. 
  

As Piadas 

O apresentador deve ter consciência de que há piadas sem piada. Não é um paradoxo, porque o factor "ter piada" tem a ver muito com a disposição das pessoas, sobre quem elas se referem, etc. As únicas piadas que devem ser ditas são as que se inserem no tema, excluindo todas aquelas que possam ferir as susceptibilidades de algum(ns) membro(s) da audiência, como sejam: sobre louras, machistas, racistas, ... 

Os momentos humorísticos são sempre bem-vindos porque não só ajudam a audiência a estar atenta (se estes momentos humorísticos forem humorísticos!) como também ajudam a criar um ambiente de descontracção. 
 

Clareza do Discurso 

Obviamente!!! 
 

Discurso "Curto e Grosso" 

Se o apresentador conseguir condensar as ideias, arranjar uma frase memorável que combine com uma imagem e em 30 segundos apresentar estas 2 coisas... PERFEITO! Significa que a os objectivos da apresentação estão bem definidos, a mensagem principal está pronta a ser "vendida" e que vai "colar". 

Uma imagem típica: o patrão da empresa onde o apresentador iria no dia seguinte falar, chama-o e diz-lhe: "Era você que vinha fazer a apresentação amanhã? Olhe, amanhã não pode ser... Tem que ser agora e eu tenho de ir almoçar! Tem 30 segundos. Pode ser?". "CAN YOU DO IT?" 
 

Uma Boa História 

Transmitir uma mensagem usando uma história é sempre uma boa ideia, porque as pessoas gostam e são óptimos veículos para transmitir mensagens e fazê-las durar. Como exemplo, Jesus ensinava a sua doutrina através de parábolas e imagens, como forma de fazer compreender a sua doutrina. 
 

O Ensaio 

É essencial! Seja feito onde for, quer numa sala vazia ou em frente a um espelho, o corpo e a voz devem ser treinados para que o apresentador se habitue à sua própria imagem, ou seja, que esteja à vontade com a sua maneira de estar "em palco". Apesar de tudo, deve tentar sempre não cair no vício da sistematização. 

Uma vez conseguido esse "à vontade", é muito mais fácil libertar-se de factores negativos para a apresentação, como o nervosismo e a timidez. 

  
A Descontracção 

Há duas maneiras de controlar o nervosismo que surge antes do começo da apresentação: ou controlando a respiração ou aceitando de bom grado toda a adrenalina extra! Sem descontracção os pensamentos não se tornam fluídos e objectivos, a voz treme e não transmite tanta confiança, etc. 
 

Como Acabar 

Tal como ao começar, é preciso captar a atenção. A última impressão que se dá à audiência, é aquilo de que se vão lembrar melhor. Portanto vale a pena dispender mais algum tempo para planear as últimas frases com cuidado, pois são elas que irão ficar na cabeça dos ouvintes. 

Um grande erro, que normalmente se comete, é acabar com uma conclusão dando a entender à audiência que se está a acabar. Apartir desse momento a audiência simplesmente "desliga" ("E para acabar a aula..."). 

Deve tentar-se acabar, deixando uma frase importante no ar, criando alguma expectativa e deixando as pessoas a pensar no assunto. 

  
Conclusão 

E isto é como se faz uma boa apresentação...!