Imaginemo-nos a entrar num qualquer estúdio de design, departamento de vendas, enfim, um qualquer espaço de trabalho onde a interacção de pessoas, máquinas e matérias primas, estimulem a criatividade, sejam fonte geradora de produtos e/ou serviços ou discutam a melhor forma de os fazer chegar ao cliente e pedir um esquema descritivo da organização. O mais provável é ser-nos mostrado um "clássico" organigrama descrevendo a estrutura hierárquica existente e que nada esclarece sobre os processos utilizados, e a interacção entre os vários sectores da organização. Daí que tenha surgido a necessidade de criar métodos de descrição das organizações, capazes de ajudar positivamente os gestores ao invés dos clássicos Organigramas que apresentam uma quantidade de nomes organizados por hierarquias que, por si só, nada dizem sobre o modo de actuar da organização.

O principal andicap dos organigramas consistia no facto de não haver uma interligação entre os vários departamentos como funcionassem em separado, devendo apenas respeitar os superiores e centralizando todas as decisões no nível hierárquico mais alto.

Surgem assim os Organigraphs. Nesta representação não interessa os cargos que as pessoas ocupam, mas sim a forma como desenvolvem a sua actividade e a forma como os departamentos funcionam e interagem e a forma como circula a informação.

As formas de representação adoptadas para a construção destes grafos são então:

• Set - Todas as organizações são um conjunto (Set) de itens. Embora por vezes esses itens pouco interajam, como por exemplo numa firma de advogados, em que cada um tem os seus próprios clientes e age sobre ele de forma independente, a partilha de recursos, instalações, e a própria gerência, é algo que existe com a finalidade de agrupar os itens, constituindo-se assim a organização.

• Chain - Surge pela necessidade cada vez maior da interligação entre sectores, departamentos, itens, como forma de enfrentar o mercado da globalização. Pensemos numa linha de montagem de automóveis onde todo o processo é executado em cadeia fazendo interagir vários sectores. As chain (cadeias) são também muito usadas pelos gestores para descrever as suas estratégias (Cadeia de Valor) além de serem uma boa ferramenta de standarização de processos promovendo assim um aumento da fiabilidade dos mesmos.

• Hub - É a forma usada para descrever os centros de coordenação. Descreve qualquer local físico (um edifício) ou conceptual (um gestor) para onde pessoas, produtos ou informação convergem, ou seja, representa o movimento de e para um determinado nó da organização.

• Web - Na era das redes onde qualquer pessoa, equipa, computador etc, está de alguma forma conectado a algum lado e a informação circula das mais variadas maneiras, teria de haver alguma forma de representação desta informação, que circula na organização sem um centro de decisão definido e que permite um movimento continuo de pessoas e ideias, com os benefícios óbvios de um acelerar de processos. Imagine-se o desenvolvimento de um novo produto que obrigue à interacção de engenheiros, gestores, vendedores, clientes, todos funcionando como uma rede onde qualquer um pode fazer perguntas sobre determinada matéria a outro mais capacitado para tal.

Como criar Organigraphs:

Não há um modelo formal de organigraph ele depende muito do tipo de empresa e da própria pessoa que o realiza. Esta deve ter uma sensibilidade apurada para detectar os processos existentes podendo eventualmente adaptar o próprio organigraph à situação criando movas formas de representação dos processos que eventualmente não consiga descrever através dos descritos anteriormente.

Mas, nada melhor que um exemplo para se apercebermos da diferença entre Organigramas e Organigraphs.

Podemos ver então representados os vários intervenientes na feitura de um jornal e a forma como interagem, e facilmente nos apercebemos que o meio envolvente de uma organização também tem influenciam e contribui para a evolução da organização, o que passaria despercebido na analise do organigrama.

Permite também obter uma ideia dos serviços que poderão ser distribuídos a outras organizações (outsourcing).
 

O que muda?

A gestão tal e qual é entendida actualmente sofre como é óbvio uma evolução que deve ser encarada de forma positiva. O conceito do Gestor de topo, fechado no seu gabinete esvai-se um pouco. Começa a perceber-se que, na realidade, os gestores de topo estão muito afastados do local onde os processos são executados com vista à realização do trabalho, na organização.

A análise da representação da organização através de organigraphs dá-nos de uma forma directa uma ideia de como se estrutura a organização.

A predominância de Sets demonstra que os gestores se mantém afastados, reservando-se para tarefas de colocação das pessoas e distribuição de tarefas a desempenhar com vista ao objectivo.

A utilização de Chains mostra que a organização está assente numa base de controlo hierarquizado.

Os Hubs são pontos onde giram actividades, funcionando locais de gestão onde quem gere é quem quer que esteja no centro dessas mesmas actividade (ver exemplo do jornal onde os gestores são os próprios elementos da sociedade). A gestão representada no através de Hubs reservasse a tarefas de coordenação fortalecendo o empowerment.

A Web faz sentido numa lógica de descentralização de gestão(a gestão esta em todo o sitio, tem que existir mobilidade de gestão), quer isto dizer que, o objectivo é tornar as pessoas elas próprias gestoras, promovendo a livre circulação de ideias e informação (todos exercem um pouco de gestão e têm autoridade para tomar decisões independentemente de terem um titulo de gestores). Uma conclusão lógica é que a utilização de webs na representação da organização demonstra a qualidade de determinados sectores (energéticos, capazes de ter iniciativa), onde é possível ter confiança na capacidade de autogestão pessoal em prol de um objectivo ultimo que é o bem da organização.
 
Conclusão:

A gestão tem de ser capaz de evoluir e de verificar ela própria que não é através de métodos rígidos de controlo, não é funcionando no topo de uma rígida pirâmide hierárquica de onde os gabinetes impossibilitam a visão real da orgânica da organização, que irá ser capaz de extrair o máximo rendimento dos recursos humanos e materiais de que dispõe, garantindo assim o sucesso da mesma. Assim, ela tem antes de passar a funcionar como um hub, garantindo a coordenação dos processos, pessoas, serviços, etc, ou antes de uma forma global como uma web. Assim, a gestão pode ser encarada da forma que deve ser, ou seja, a gestão deve ser mais um "empregado" da organização, não o seu objectivo.